Quelles sont mes obligations employeurs liées aux entretiens professionnels ?

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Un entretien professionnel est un devoir pour chaque employeur quelle que soit la taille de l’entreprise. Cette obligation vise tous les salariés qui ont deux ans d’ancienneté et pour tout type de contrat de travail. Vous devez les informer, dès leur embauche, qu’ils bénéficieront d’un entretien tous les deux ans.

Quelles sont mes obligations employeurs ?

La loi exige que l’entretien professionnel ait lieu tous les deux ans avec chacun de vos salariés, quel que soit son contrat de travail. Cette obligation est inscrite dans le Code du travail (article L. 6315-1).

Dans les moyennes et grandes entreprises, l’entretien pourra être réalisé par le manager de proximité ou par le responsable des ressources humaines en lien avec le manager de proximité. Dans les TPE, l’entretien sera le plus souvent réalisé par l’employeur lui-même.

Certains sujets doivent être obligatoirement abordés au cours de l’entretien professionnel :

  • l’évolution professionnelle du salarié en termes de qualification et d’emploi ;
  • les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
  • l’évaluation de son employabilité ;
  • l’avenir du salarié sur son poste et son projet professionnel.

Cependant, si un salarié reprend son activité après une période d’interruption, vous devez organiser un entretien professionnel à son retour :

  • de congé maternité ;
  • de congé parental d’éducation ;
  • d’un congé de proche aidant ;
  • d’une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés ;
  • d’un congé d’adoption ;
  • d’un congé sabbatique ;
  • d’une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption ;
  • d’un arrêt de travail pour longue maladie ;
  • d’un mandat syndical.

Depuis le 1er janvier 2019, le salarié peut demander de réaliser l’entretien à une date antérieure à la reprise de poste.

Tous les six ans, à la suite de l’entretien professionnel, vous devez rédiger un document faisant un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Un exemplaire doit être fourni au salarié.

Ce bilan vous permet de vous assurer que le salarié a bénéficié d’un entretien professionnel tous les deux ans mais également que le salarié :

  • a suivi au moins une action de formation ;
  • a acquis des éléments de certification ;
  • a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle*.

 

Comment justifier de mes obligations ?

Si vous ne réalisez pas les entretiens avec vos salariés tous les deux ans, vous êtes en faute dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail. Selon les dispositions des articles L. 6315-1 et L. 6323-13 du Code du travail, si au cours des six dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et au moins une action de formation non obligatoire, vous devez attribuer une dotation dite “droits correctifs” sur le compte personnel de formation d’un montant de 3 000€ pour un salarié à temps complet ou à temps partiel. Attention, ces conditions sont cumulatives et non exclusives, les deux critères doivent être respectés.

À noter que l’ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019 a introduit une période transitoire jusqu’au 31 décembre 2020. Ainsi jusqu’au 31 décembre 2020, il existe deux possibilités pour les employeurs pour justifier de leurs obligations :

  1. Soit ils appliquent la règle issue de la loi du 5 septembre 2018, en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et d’au moins une formation autre qu’une formation « obligatoire »**.
  2. Soit ils appliquent la règle issue de la loi du 5 mars 2014, en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et au moins de deux des trois mesures suivantes : formation, acquisition d’éléments de certification et de progression salariale ou professionnelle.

Dans les deux cas, il s’agit de conditions cumulatives et non exclusives.

Pour les entretiens d’état des lieux réalisés en 2020 uniquement, vous pouvez donc choisir, pour chacun de vos salariés, quelles règles vous souhaitez appliquer pour justifier de vos obligations.

Exemples :

 

Règle issue de la loi du 05/09/2018

EXEMPLES

Le salarié a bénéficié des 3 entretiens et d’au moins une formation non obligatoire

Obligation respectée

Le salarié a bénéficié de 2 entretiens sur les trois et d’au moins une formation non obligatoire

Obligation non respectée

Le salarié a bénéficié des 3 entretiens mais d’aucune formation non obligatoire

Obligation non respectée

Règle issue de la loi du 05/03/2014

Le salarié a bénéficié des 3 entretiens et de 2 des 3 mesures : formation, acquisition d’éléments de certification et progression salariale ou professionnelle

Obligation respectée

 

[A SAVOIR] Dans le cadre du contexte de l’épidémie de COVID-19, l’ordonnance du 1er avril 2020 prévoit deux adaptations :

  • les entretiens prévus en 2020, faisant l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel pourront avoir lieu jusqu’au 31 décembre 2020.
  • les dispositions qui prévoient une dotation de droits correctifs au Compte Formation du salarié sont suspendues en 2020. Elles s’appliqueront de nouveau à partir du 1er janvier 2021.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le questions-réponses du Ministère du Travail.

 

Comment attribuer les 3000€ de droits formation en cas de non-respect de cette obligation ?

A compter du 3 septembre 2020, vous aurez la possibilité d’attribuer les dotations de droits correctifs à vos salariés à partir de l'Espace des Employeurs et des Financeurs (EDEF).

Schéma Attribution Droits Correctifs

Vous devrez adresser à la Caisse des Dépôts et Consignations la liste des salariés concernés par cette dotation en indiquant leur numéro de sécurité sociale et leur nom de naissance. Cette dotation, à hauteur de 3000€ par salarié, devra être payée par virement bancaire pour l’ensemble des salariés mentionnés dans cette liste.

A réception de votre paiement, les dotations seront attribuées, de manière pérenne, aux bénéficiaires qui pourront ensuite les mobiliser, au même titre que leurs autres droits, pour s'inscrire en ligne sur leur espace.

 

Quels contrôles sont mis en place ?

En cas de manquement à vos obligations mentionnées à l’article L. 6315-1 du Code du travail, vous devez abonder le compte personnel du salarié avec une dotation de droits correctifs. Les conditions et les périodes de versement à la Caisse des dépôts et consignations seront précisées avant la fin du premier semestre 2020. Le versement devra être effectué au plus tard le 28 février 2021.

À défaut ou en cas de versement insuffisant, après mise en demeure, vous devrez verser le double de l’insuffisance constatée au Trésor public.

Le contrôle de cette obligation est susceptible d’être réalisé par les agents des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle des Direccte comme le prévoit l’article L. 6323-13 du Code du travail modifié par la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

La procédure prévoit une mise en demeure de versement, dans le respect du débat contradictoire.

 

Pour plus d’informations, rendez-vous sur l’espace dédié du site du Ministère du Travail et le questions-réponses du Ministère du Travail.

 

*Ces deux types de progression s’entendent de la manière suivante :
1. La progression salariale d’un salarié s’apprécie à la fois au niveau individuel et/ou au niveau collectif.
2. La progression professionnelle comprend la progression « verticale », au niveau des différents échelons hiérarchiques, et la mobilité « horizontale », qui consiste en une progression en termes de responsabilités ou en un changement de métier.

 

** Est considérée comme obligatoire selon l’article L.6321-2 du code du travail. « Toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires (…) ».
Seules les actions rendues obligatoires par un texte de référence tel que décrit dans l’article sont donc concernées. Les autres actions du plan de développement des compétences qui sont imposées par l’employeur à son initiative ne sont pas concernées.

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