L'effectif salarié est déterminé selon les modalités prévues à l'article L. 130-1 du code de la sécurité sociale qui prévoit que « l'effectif salarié annuel de l'employeur […] correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente. ».

Pour déterminer si l’entreprise est soumise à la sanction prévue à l’article L.6315-1 du code du travail en matière d’entretien professionnel, l’effectif qui est pris en compte est celui de l’année à laquelle a lieu l’entretien d’état des lieux. Il se calcule à partir de la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.